Органайзер или ежедневник станут вашим помощником в процессе планирования. Усвойте привычку каждый вечер составлять себе план на следующий день. Это поможет вам не только ничего не забыть, но и наметить время выполнения каждого дела в соответствии со степенью его важности и особенностей вашего восприятия, которое меняется в течение дня. Так, утренние часы лучше посвятить творческой работе, требующей наибольшей активности ума и интеллектуального напряжения. После обеда целесообразнее выполнять рутинную работу.
Производительность и скорость выполнения любого дела будут выше, если в своем плане вы отметите время на полноценный отдых. В рабочий перерыв успейте хоть немного прогуляться и подышать свежим воздухом, насытить кровь кислородом. Раз в час делайте небольшой перерыв, поговорите с коллегами, выпейте чашку чая – такая смена деятельности и обстановки тоже пойдет на пользу дела для его выполнения потребуется меньше времени.
Не отвлекайтесь на мелочи и старайтесь выполнять все задуманное. Рационализируйте свой труд. Обдумайте, как можно избежать двойной работы. Например, если вы работаете с бумагами, которые необходимо просмотреть и дать ответ, то нет смысла разделять эти процессы. Просматривая и разбирая бумаги по мере важности или очередности ответа, вы затем возвращаетесь к ним, уже готовя ответ. Делайте это сразу, просматривайте и тут же отвечайте. Наверняка, у вас найдется несколько таких обязанностей, время выполнения которых можно сократить за счет оптимизации.
Помните, что вы сами себе контролер. Если хочется расслабиться, отвлечься на посторонние разговоры с коллегами, то никто, кроме вас, вам это сделать не запретит. Но такие минуты расслабления и общения складываются в часы. Если вам не хочется оставаться вечером после работы, то держите себя в тонусе в течение всего рабочего дня и не позволяйте себе произвольно увеличивать время перерыва. Умейте собраться и вернуться к выполнению дела, прерванного по незапланированной причине – срочного совещания или телефонного разговора.
Организовав свой труд, подводите итоги в конце недели, учитывайте ошибки, которые помешали вашим планам и сдвинули сроки их выполнения, избегайте их в будущем. Постепенно, планирование станет вашей необходимой полезной привычкой, и вы всегда будете успевать выполнять свою рабочие обязанности качественно и в срок.