На самом деле, практически это выглядит так: компания, которая предоставляет услуги мобильных или виртуальных офисов, по заявлению лица выделяет отдельный номер телефона, почтовый адрес и группу профессиональных секретарей. Далее следует раздать визитные карточки с указанием номера. Работа будет организована по следующему принципу: сначала звонят лицу, на кого зарегистрирован мобильный офис, секретарь приветствует звонившего, на мониторе его компьютера высвечивается вся информация для обработки вызова. Секретарь может перевести звонок на любой телефонный номер, дословно записать информацию и передать ее по электронной почте, по факсу или устно.
Это дает оптимизацию работы, прямой единый многоканальный номер, столько профессиональных секретарей, сколько нужно для работы всего предприятия, возможность принять и отправить любой вид документа, возможность организовать необходимую текущую работу, выяснить любую информацию, забронировать билеты, обзвонить клиентов и партнеров, даже если они в пути.
Мобильный офис позволяет успешно вести дела, постоянно находясь не ближе чем в паре сотен километров от деловых центров. Защищает корпоративную информацию от посторонних и от хакеров. Самое главное преимущество - он дает возможность в течении нескольких дней запустить и отладить собственный бизнес, исключив при этом необходимость оборудовать офис и нанимать сотрудников.
Плюсами является возможность заполучить максимальное количество клиентов, колоссальная экономия на аренде, парковке, оплате электричества и коммунальных услуг. Для тех, кто ведет самостоятельный бизнес - это великолепная возможность заниматься работой, лежа на диване. В некоторых пакетах предусмотрена возможность сохранения номера, даже если фирма переезжает из города в город. Так как клиенты не в курсе, что звонят в виртуальный офис, владельцы таких офисов находятся в равном положении с теми, кто платит за реальный офис. Установка мобильного офиса не требует больших материальных затрат.
Минусами стало то, что это достаточно новый вид организации бизнеса, поэтому каждый день выявляются какие-то проблемы: например, должен ли работодатель оплачивать отпуск сотруднику, который дома, встав на стул, чтобы достать книгу, упал и травмировался. Успех работы зависит от организатора бизнеса, мобильный офис может работать круглосуточно, причем на высоком уровне. Остальные же сотрудники, работающие в обычном офисе, не в восторге от этого, потому что сравнение по КПД не в их пользу.
Эта организация работы подходит тем, кто работает или может работать на территории клиента, заправляет картриджи принтеров и ксероксов, продает косметику, оказывает консультационные услуги и т.д. Также тем, у кого головной офис находится вдали от деловых центров, проще отправить к клиенту курьера, чем ехать самому подписывать договор.
Мобильный офис подходит и сетевикам, потому что позволяет их сотрудникам в любую минуту и со всех точек получать доступ к необходимой информации, также компаниям, качество работы которых особенно зависит от идеальной логистики, например, службам экспресс-доставки.
Виртуальный офис не подходит крупным компаниям, корпорациям, так как он попросту дублирует работу таких фирм. А также это относится к тем фирмам, которым важно, чтобы клиент приехал к ним в офис и увидел все своими глазами, услышал, потрогал, присел и т.д. К таким организациям можно отнести фирмы по изготовлению мягкой мебели.