Должность секретаря или администратора офиса может стать первой ступенькой на пути к карьерным вершинам, поэтому необходимо позаботиться о хорошем старте. Чем качественнее вы будете выполнять свои обязанности, тем больше шансов на то, что ваш карьерный рост будет удачным и стремительным. Постепенно заявляйте о себе, проявляя инициативу и внося дельные предложения – ваши старания и причастность к общему делу непременно будут отмечены руководством.
Офис-менеджер первым встречает посетителей, поэтому считается лицом компании, ее визитной карточкой. Чтобы первое впечатление было благоприятным, администратор должен расположить к себе гостей, а именно – быть вежливым, корректным и тактичным, всегда приветливо улыбаться и соблюдать субординацию. Одеваться следует исключительно в деловом стиле, то же касается прически и макияжа.
Из профессиональных качеств важно умение обращаться с офисной техникой – принимать и переводить звонки, работать с факсом, копиром, принтером и т.д. Компьютерная грамотность и при необходимости овладение специализированными программами также считается основным требованием к секретарю офиса. Офис-менеджер не может позволить себе опаздывать – он должен приходить чуть раньше, чтобы успеть подготовить нужную информацию к приходу начальника и обеспечить бесперебойную работу офиса. Никаких конфликтов с клиентами, коллегами или руководством – администратор должен вести себя сдержанно, всегда вежливо и решать спорные вопросы конструктивно.
Работа офис-менеджера трудная и эмоционально тяжелая – в течение дня вам приходится принимать сотни звонков, встречать клиентов, решать текущие задачи. Все это требует предельной концентрации, умения ранжировать дела по степени срочности и важности, сосредоточения на основных задачах.