Формирование личного дела начинается с оформления документов, фиксирующих процесс приема сотрудника на работу. То есть в деле должны находиться копии всех необходимых для осуществления трудовой деятельности документов:
-копия паспорта;
-копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;
-копия страхового свидетельства государственного пенсионного фонда;
-копия диплома (свидетельства) об образовании;
-копия военного билета (для соответствующей категории работников).
Наряду с перечисленными документами в начале личного дела должны находиться:
-автобиография или резюме;
-рекомендательные письма или характеристика (если таковые имеются).
Далее личное дело дополняется копиями документов, изданных непосредственно на самом предприятии. К ним относят приказ о приеме сотрудника на работу, трудовой договор (может быть включен в личное дело или храниться отдельно), личный листок по учету кадров, именная должностная инструкция (если имеется).
По мере осуществления работником трудовой деятельности личное дело дополняется копиями приказов о перемещениях, поощрениях работника, документами, характеризующими деловые и личные качества сотрудника (характеристики, аттестационные листы). Кроме прочего, в дело включаются документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных работника.
Все документы в личном деле должны быть расположены в хронологическом порядке и внесены во внутреннюю опись документов дела. Так как личные дела имеют длительный срок хранения, в них не включаются документы, имеющие временные сроки хранения (до 10 лет). К таким документам могут быть отнесены справки о состоянии здоровья или справки с места жительства. Все личные дела регистрируются в журнале учета личных дел.