В начале письма выразите свое сожаление. Используйте вежливые формы, приемлемые для деловых писем, например, «приносим свои извинения за причиненные неудобства…». Не стоит вдаваться в причины, которые побудили вас отменить встречу, ведь вашему контрагенту нет до них дела. Уместно использовать фразы «по не зависящим от нас обстоятельствам…», «в связи со сложившейся на рынке ситуацией».
Предложите контрагенту перенести встречу на другое удобное ему время. Лучше всего дать ему понять, что вы готовы рассмотреть его условия, касающиеся места и времени встречи. Если отказ от встречи связан с тем, что между вашими организациями в принципе не могут быть заключены контракты, сообщите, что вы обязательно обратитесь к организации, если в обозримом будущем вам понадобятся ее услуги. Не пишите, что «вашей компании не требуются товары этой категории» или «у конкурентов дешевле», это невежливо. Закончите письмо пожеланиями процветания бизнесу, подпишите его. Обязательно поставьте дату написания.
Отправьте письмо по факсу или электронной почте. Обязательно удостоверьтесь, что оно доставлено адресату. Позвоните контрагенту, поинтересуйтесь, дошло ли письмо, и еще раз извинитесь за то, что встреча не может состояться.