Тем не менее, в отделе кадров ежегодно составляется такой график с учетом всех перестановок в руководстве, увольнений или внеочередных отпусков, имевших место в прошлом. Все человеко-часы и человеко-дни тщательно рассчитываются, чтобы предприятие или организация работали в штатном режиме. График утверждается начальником отдела кадров, главным бухгалтером и руководителем учреждения.
Однако не всегда удается учесть все ситуации, которые могут возникнуть. Именно поэтому некоторым работникам может быть предоставлен отпуск меньшей или большей длительности, чем минимальный, установленный законодательно (28 дней). Если в течение календарного года сотруднику пришлось временно исполнять обязанности другого помимо своей основной должности или в период очередного отпуска, то все эти дни прибавляются к исходным 28-ми. И, напротив, если работник брал отпуск за свой счет или по уходу за ребенком во время его болезни, то эти дни вычитаются. Или же - график также пересматривается с учетом отработок.
И только в этих случаях следует писать заявление на оформление очередного отпуска на имя руководителя организации. При этом необходимо привести причины, по которым могут быть внесены изменения в график отпусков, а также указать даты, от которых придется вести новый отсчет календарного года.
Этот документ должен быть заверен в отделе кадров и бухгалтерии. На основании него руководитель обязан издать внеочередной приказ о внесении изменений в график не позднее, чем за три дня до начала отпуска сотрудника, имеющего право на дополнительные дни отдыха или, наоборот, желающего за счет них отработать.