Если вы пишете деловое письмо конкретному человеку, представляющему организацию, начните послание с обращения. В деловой переписке уместно использовать слово «уважаемый». В случае если вы обращаетесь в письме к нескольким людям или имена представителей компании-адресата вам не известны, используйте в начале письма «Уважаемые господа» или “Dear Sirs” (если язык сообщения – английский).
После обращения не переходите сразу к вопросу, который вы собираетесь решить с помощью письма. Сначала напишите пару фраз, свидетельствующих о вашем отношении к организации-адресату. Вы можете использовать стандартные фразы, например, «Наша компания выражает почтение и желает процветания Вашему бизнесу».
Если организация, в которую вы пишите, или ее представители в недавнем прошлом оказывали услуги вашей компании, поставляли товары или содействовали в каком-либо процессе, обязательно поблагодарите за это в начале письма. Вы можете написать: «Мы выражаем вам признательность за…», «С благодарностью отмечаем…». В этой части достаточно одного предложения, если вы хотите особенно отметить конкретных сотрудников организации-контрагента, напишите отдельное письмо-благодарность.
Только после пожеланий всяческих благ адресату и его представителям переходите к сути вопроса. В данной части письма уместно использовать «Настоящим письмом сообщаем Вам...», «Обращаем Ваше внимание на…». Даже если вопрос, который стал причиной написания письма, неприятен или является причиной конфликта между организациями, соблюдайте в письме все нормы вежливости, будьте тактичны.