Составьте приказ, в шапке которого впишите полное наименование организации. Укажите название документа, которое следует написать заглавными буквами. Присвойте приказу номер и дату. Тема документа в данном случае будет соответствовать оформлению и выдаче дубликата. Причина издания приказа - утеря работником оригинала трудовой книжки.
В распорядительной части укажите персональные данные сотрудника, название занимаемой им должности, структурного подразделения. Напишите предполагаемую дату выдачи дубликата. Заверьте документ печатью предприятия. Ответственность за исполнение приказа возложите на работника, занимающегося ведением трудовых книжек. Право подписи документа имеет директор организации. Ознакомьте с приказом сотрудника. Ему нужно поставить подпись и дату в поле ознакомления.
Приказ должен быть направлен в отдел кадров. Работнику нужно представить документы, подтверждающие его трудовой стаж, а также факт работы в той или иной фирме. Таковыми могут быть трудовой договор, приказ о приеме/увольнении, справка на фирменном бланке компании.
В правом верхнем углу чистого бланка трудовой напишите слово: «Дубликат». На титульном листе укажите персональные данные работника в соответствии с правилами ведения трудовых книжек. Рассчитайте и напишите общий/непрерывный стаж работы данного сотрудника до поступления к вам на работу. На основании соответствующих документов сделайте записи о приеме/увольнении в дубликате трудовой книжки. В основаниях следует указывать номера и даты подтверждающих документов, которые сотрудник запросил с прежних мест работы. Их нужно скопировать, а оригиналы вернуть специалисту.
Каждую запись заверьте печатью компании и подписью лица, ответственного за ведение и хранение бланков трудовых книжек, вкладышей. Выдайте оформленный дубликат работнику в течение 15 дней с момента написания им заявления, что прописано в Трудовом Кодексе РФ.