Итак, для начала вам понадобится фирменный бланк, в котором уже размещен логотип компании, ее название и необходимые юридические и финансовые реквизиты, почтовый и фактический адрес, контактные телефоны, адрес сайта и e-mail. Если такого бланка у организации еще нет, составьте его сами. Набрав вручную эту информацию и разместив ее в шапке письма. Это значительно упростит дальнейшее общение с партнером, поскольку информация о компании будет представлена в полном объеме и позволит убедить его в солидности и надежности вашей фирмы.
Прежде чем отправить письмо, вам нужно будет зарегистрировать его в качестве исходящего документа. Поэтому в левом верхнем углу подготовьте строки для указания регистрационного номера и даты. Справа, разместите реквизиты адресата письма. Здесь достаточно указать кому оно адресовано, написав должность, фамилию и инициалы ответственного лица, наименование предприятия. И тут же можно кратко указать суть обращения, основную тему, если это необходимо.
Традиционно деловое письмо начинается с обращения к адресату по имени и отчеству после слова "Уважаемый". Далее следует содержательная часть письма, которая в большинстве случаев пишется от третьего лица ("наша фирма" и т.д.), а в дальнейшем обращении к партнеру используется местоимение "Вы". Придерживайтесь в изложении сути сообщения делового стиля письма, а также постарайтесь описывать её кратко и без эмоциональной окраски.
В заключительной части подведите итог вашего обращения и предложите рассмотреть ваше предложение или просьбу после слов "Прошу Вас". Далее, в разделе "Приложение", перечислите документы (если они будут), которые будут сопровождать письмо, предварительно пронумеровав их. Закончите послание стандартной для таких писем фразой "С уважением" и укажите фамилию, имя и отчество, занимаемую должность отправителя (исполнителя, контактного лица).
Уважительное обращение, деловой стиль и логически выстроенный текст помогут вам произвести хорошее впечатление и получить шансы на продолжение сотрудничества.