Итак, в обычном деловом письме нет красных строк, каждая строка нового абзаца начинается с крайней левой позиции. Каждый абзац разделяется пустой строкой, двойным нажатием клавиши "ввод".
Оформление «шапки» письма: она включает сведения об отправителе (имя, фамилия, должность, организация и ее адрес), сведения о получателе (совпадающий с надписью на конверте, то есть, имя. фамилия, адрес), дату составления письма (месяц, число, год), затем строка обращения. В обращении допускаются варианты: "Dear Mr. Young, Dear Pamela Young, Dear Sir / Madam " (если вы не знаете имени получателя).
Вот пример подобной «шапки»:
"Pamela Young
Office Coordinator
GML Office,
West Str., 88, 2
New York, 1248NY
Julia Kotovskaya
Lesnaya Str., 12,
office 71, 107458, Moscow,
Russia
October 12, 2010
Dear Julia Kotovskaya,"
Если вы пишете письмо от себя лично, а не от фирмы, оставьте в "шапке" только свое имя, адрес, дату. Адрес получателя письма указывается обязательно, несмотря на то, что он есть на конверте.
Затем идет текст письма, в конце обязательна подпись (фамилия и имя отправителя) с обязательной формулой вежливости впереди:
"Sincerely Yours
Pamela Young"
Используются также формулы: Faithfully Yours, Truly Yours, Best Regards. Если вы пишете, как официальное лицо, укажите после подписи свою должность (Executive Director, Senior Manager), а также свой телефон, адрес электронной почты. Эти сведения в глазах западных партнеров имеют больший вес, чем печать организации.
Постарайтесь разбить тело письма на смысловые абзацы — так оно будет легче читаться. При оформлении письма на листе постарайтесь «окружить» текст равномерным белым полем, не загоняйте весь текст в верхнюю часть листа.