Во-первых, если специалистом отдела по управлению персоналом запись в трудовую книжку сделана ошибочно. К примеру, работник Иванов должен быть уволен по п.5 ст.81 ТК РФ за неоднократное неисполнение своих должностных обязанностей. Однако запись ошибочно сделана в трудовую книжку Петрова. Несмотря на то, что в трудовую книжку внесены исправления, Петров вправе требовать ее замены и выдачи ему дубликата без этой записи.
Во-вторых, если работник был уволен за виновные действия, но впоследствии был восстановлен на работе по решению суда. Это также дает право работнику требовать замены трудовой книжки.
Дубликат оформляется службой управления персоналом по письменному заявлению работника. Записи вносятся на основании прежней трудовой книжки в точном соответствии, но без порочащей записи. Дубликат трудовой книжки регистрируется в журнале установленным порядком, а оригинал выдается работнику на руки.
Нужно ли исправлять ошибки, обнаруженные кадровиком при заполнении дубликата трудовой книжки? Ответ однозначный – нет. Все записи должны полностью соответствовать оригиналу, даже грамматические ошибки исправлять не стоит. Это необходимо для того, чтобы при предъявлении ее в пенсионный фонд не возникло сомнений в подлинности.
Исключение составляют записи, которые сделаны с ошибками на том предприятии, где оформляется дубликат. В этом случае ошибки нужно исправить. Но делать это необходимо так, как требуют «Правила ведения и хранения трудовых книжек». Например, в случае обнаружения ошибки исправить ее можно только следующей записью примерно такого содержания: «Запись за №__ считать недействительной…».