Далее определите свои цели. Они должны соответствовать принципу SMART – то есть быть конкретными (Specific), измеримыми (Measurable), достижимыми (Achievable), реалистичными (Realistic), привязанными ко времени (Time-bound). Последнее особенно важно – вы должны знать конкретный момент, к которому вы хотите чего-то достичь.
Отведите себе определенное время для планирования дня – это можно делать накануне вечером или утром, за своей первой чашкой кофе. Это займет не более 10-15 минут. План дня должен быть зафиксирован в одном месте и обязательно в письменном виде – это может быть как блокнот, так и программа Outlook, например.
Алгоритм планирования дня достаточно прост. Обычно при планировании дня мы имеем дело с тремя типами задач:
- «жесткие» - привязанные к конкретному времени встречи;
- «гибкие» - не привязанные к конкретному времени дела, которые, тем не менее, имеют определенный срок исполнения и которые надо решить;
- «бюджетируемые» - крупные приоритетные дела, у которых нет жесткого срока исполнения, но они требуют большого ресурса времени.
Для такого планирования удобно пользоваться ежедневниками с сеткой времени. В левой части страницы, на сетке времени, вы записываете «жесткие» задачи и там же резервируете определенной количество времени (например, два часа в день) на выполнение бюджетируемых задач. В правой стороне листа, свободной, фиксируете «гибкие» и выделяете красным те из них, которые являются приоритетными. В течение дня вы заполняете время между «жесткими» встречами «гибкими» задачами, начиная с тех, которые выделены красным. Обязательно впишите в список «гибких» задач свой перерыв на обед.
Такой план дня, зафиксированный на бумаге, кажется достаточно пустым, однако в течение рабочего дня вы поймете, что в условиях быстро меняющихся ситуаций этот план будет работать, потому что у вас будет время для новых, возникающих в течение дня задач.