Обращаясь к одному человеку, "вы" следует писать с прописной буквы. Обращаясь к нескольким - только со строчной.
Стиль делового письма отличается серьезностью и сдержанностью. Не нужно углубляться в подробные описания рабочих процессов, следует писать по существу. Не надо отнимать у собеседника его драгоценное время, рассказывая лишние подробности.
Лучше использовать при написании письма стандартные шрифты и черный цвет. Текст, который переливается всеми цветами радуги, очень не удобен для восприятия. Если необходимо выделить ту или иную фразу, желательно построить предложение, начиная со слов «Обращаю ваше внимание, что...».
Не следует употреблять смайлы. Они могут быть уместны лишь в дружеской переписке. Также для нее же лучше оставить юмор и различные жаргонные выражения («программер» - программист, «мыло» - электронная почта и т.д.)
Письмо лучше начать с изложения сути проблемы. И лишь потом можно задать все интересующие вопросы.
Нужно стараться уложиться в 1-2 листа А4 с двенадцатым шрифтом. Письма большие по объему тяжелы для восприятия. Их довольно-таки часто не дочитывают до конца или же пропускают целые абзацы.
Лучшим окончанием делового письма является: «С уважением, имя и фамилия». Общаясь по электронной почте, обязательно составляют подпись, которая будет включена во все письма. В ней должны быть:
- фамилия, имя, а если есть необходимость - отчество;
- занимаемая должность;
- полное название компании;
- точный адрес;
- телефон, возможно несколько;
- другая дополнительная информация – пожелание, слоган и т.д.
Когда письмо по работе составлено, надо проверить орфографию и пунктуацию. Если запятые в тексте вызывают сомнения, можно построить предложения по-другому или разбить их на несколько, а повторяющиеся слова заменить синонимами.