При отказе никогда не извиняйтесь, но старайтесь выглядеть уверенно, с чувством собственного достоинства. Если коллеги каждый раз будут слышать от вас извинения за то, что вы чего-то не можете сделать, то они начнут относиться к вам, как к человеку с низкой самооценкой. Естественно, прежде чем отказать, проанализируйте ситуацию, обоснуйте свой отказ, прежде всего, для себя. Но не вываливайте на коллег кучу аргументов. Просто учитесь быть вежливым, учтивым, но твердым человеком. Это будет вызывать намного больше уважение, чем ваша безотказность.
Но, отказывая руководству, обязательно стоит аргументировать свой ответ. Только в качестве аргументов не должны выступать ваши личные проблемы. Напомните начальнику, что вы уже выполняете большой объем работы, и лишняя нагрузка может негативно отразиться на результате того, что вы уже делаете. Подобная позиция не только не принесет вам никакого вреда и ущерба со стороны работодателя, но наоборот будет характеризовать вас, как человека ответственного и целеустремленного. Предложите руководителю другие кандидатуры, которые на ваш взгляд смогут справиться с поставленной задачей не хуже, чем вы.
Если есть возможность не давать четкий ответ сразу, то возьмите паузу, скажите, что обещать ничего не можете, но подумаете. Вполне возможно, что ваша помощь уже и не потребуется, а это оградит вас от необходимости давать отказ.