Выделите тематику и целевую аудиторию. Если ваше начальство требует освещения нескольких новостей за одну конференцию, вам придется объяснить, что это только ухудшит восприятие. Помните: одна конференция - одна тема. После того как тема и повод определены, приступайте к сегментации аудитории и выделению целевой.
Определите список выступающих. В зависимости от широты тематики меняется их число. Их должно быть минимум двое - представитель компании и приглашенный специалист (либо представитель власти). Со всеми придется поработать над текстом выступления и поведением на сцене.
Назначьте дату. Этот момент нельзя упускать из вида - не выбирайте дату, которая удобна только вам. Обязательно удостоверьтесь, что на этот день нет других мероприятий, куда уйдет часть вашей аудитории. Также не стоит проводить конференцию в праздничные дни (включая церковные праздники).
Подготовьте зал. Место проведения конференции играет огромную роль. Во-первых, оно покажет статус вашей компании. Во-вторых, его обустройство обуславливает успех всего мероприятия. Лучше всего бронировать залы в бизнес-центрах - они уже имеют большую часть аппаратуры. Позаботьтесь о наличии сидячих мест для всех приглашенных. В зале должны быть сцена для выступающих, экран для демонстрации презентаций, большое количество электрических розеток для представителей средств массовой информации. Желательно оборудовать небольшую комнату рядом с залом для интервьюирования выступающих.
Аккредитуйте журналистов. Состав присутствующих СМИ определяете только вы. Выбирайте те издания, которые захватывают вашу целевую аудиторию. Аккредитация журналистов проходит минимум за дне недели до проведения конференции.
Рассылайте приглашения за месяц. О мероприятии нужно сообщать заранее. Разошлите приглашения за 4-6 недель. Важным персонам придется звонить лично. Если вы устраиваете открытую конференцию, то не лишним будет дать рекламу в бизнес-издания города.