Для заключения договора страхования работников необходимо оформить множество документов: договор страхования, приложение с перечнем застрахованных лиц и иные дополнения по желанию предприятия или страховой компании. Каждый застрахованный сотрудник должен получить страховой полис. В списке застрахованных лиц могут быть все работники, в том числе работающие по договору подряда, совместительства и т.д.
Чаще всего организации заключают договоры добровольного страхования своих работников. Согласно п. 16 ст. 255 Налогового кодекса эти траты входят в расходы по оплате труда. У фирмы есть возможность снизить налогооблагаемую прибыль в сумме страховых взносов по некоторым видам договоров страхования: долгосрочное страхование жизни, добровольное медицинское страхование (ДМС), негосударственное пенсионное обеспечение и страхование в случае смерти или утраты трудоспособности при выполнении своих трудовых обязанностей.
Договор добровольного медицинского страхования должен заключаться как минимум на 1 год, так как взносы по этому виду страхования учитываются в момент подсчета прибыли организации. По договору ДМС сотрудникам организации оплачиваются все медицинские расходы. Также бывают договоры страхования, распространяющиеся и на членов семьи сотрудника.
Если застрахованное лицо увольняется, а договор страхования заключался только на время исполнения трудовых обязанностей, то его действие автоматически завершается. Работодатель должен направить письмо-уведомление в страховую организацию в срок, установленный договором. В нем указываются имена и фамилии уволенных сотрудников, а также дата увольнения. В ситуации, когда увеличилось количество застрахованных лиц, возникает необходимость составить дополнение к существующему договору или заключить новый.