Как оформить расходы на командировку

По большому счету только два документа, причем дублирующие друг друга, являются подтверждением командировки, которая носит производственный характер. К этим документам относятся приказ о направлении сотрудника в командировку и командировочное удостоверение. Также эти документы дают возможность определить длительность командировки сотрудника. Оформлять один документ или оба – решает сама организация. Но если оформляется только один документ, то это обязательно должно быть командировочное удостоверение. Поскольку при его отсутствии инспекторы могут не учесть расходы на суточное проживание и на проезд.

Нет необходимости в командировочном удостоверение только в случае выезда сотрудника за границу, поскольку необходимые отметки будут ставиться непосредственно в заграничный паспорт работника. И тогда становится вполне достаточно оформления одного приказа. Но для детального подтверждения расходов сотрудник должен будет сделать копии всех страниц своего заграничного паспорта, на которых будут поставлены отметки. При выезде сотрудника в страны СНГ достаточно оформить командировочное удостоверение так же, как если бы это была поездка в пределах России. Это связанно с тем, что со странами СНГ заключены межправительственные соглашения о едином экономическом пространстве.

Помимо приказа и удостоверения должно быть составлено служебное задание. Требования к оформлению такого документа прописаны в 6 Положении, которое утверждено постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 года № 749. Наличие этого документа дает возможность обосновать производимые расходы, а также отразить источник на расходы по налогу на прибыль. Еще одни необходимый документ – это авансовый отчет. Это основное подтверждение командировочных расходов. Сотрудник должен составить отчет в течение трех дней после возвращения из поездки. К отчету он должен прикрепить все оправдательные документы (чеки, счета, билеты).