Рекомендуется проводить подобные мероприятия в соответствии с правилами внутреннего распорядка предприятия. Предпочтительно во второй половине рабочего дня. Длительность собрания не может превышать 1,5 – 2 часа.
Оптимальным вариантом является приглашение 5-7 человек, которые будут принимать участие в обсуждении. Желательно, чтобы кто-то из них мог выступить в качестве генератора идей, кто-то побыть критиком, а еще один мог бы высказать экспертное мнение.
Все участники совещания должны быть проинструктированы о правилах поведения, а также знать порядок выступления. Стоит помнить, что наилучшим вариантом является расстановка выступающих в порядке увеличения опыта и авторитета, чтобы мнение старших коллег не давило на точку зрения молодых.
Каждый присутствующий должен хотя бы раз за все время совещания высказать свое мнение. Кроме того, во избежание конфликтных ситуаций необходимо учитывать характеры людей. И в соответствии с этим правильно рассадить сослуживцев за столом. Как правило, легче всего вступают в конфронтацию люди, которые сидят напротив друг друга.
Деловое совещание во многом зависит от его руководителя. Он должен грамотно и конструктивно организовать работу, правильно распоряжаться временем, не допускать конфликтов и затянутости, следить за соблюдением регламента.
В начале совещания начальник должен взять вступительное слово, где он кратко обрисует цели работы. Он обязан контролировать дискуссию, сохранять нейтралитет и разряжать напряженную обстановку.
А также вступаться за молодых коллег, давать развитие любой продуктивной идее, грамотно выстраивать предложения для достижения оптимального решения задач, поддерживать одобрением выступившего участника.
Если выступление сослуживца является туманным и расплывчатым, то его стоит остановить. Но сделать это очень тактично, чтобы не отбить инициативу и не унизить человека в глазах остальных.
Впрочем, сначала лучше терпеливо выслушать выступающего, а после совещания провести с ним индивидуальную беседу и объяснить требования к выступлению.
В конце необходимо кратко подытожить ход совещания и поблагодарить его участников. А также поставить задачи по выполнению принятых решений.