Документы с листами формата А4 подкалываются на обложку, которая позже заполняется соответствующим образом, в четыре прокола. Их нужно делать аккуратно, не задевая текст документа, по левую сторону вертикально. Проколы можно сделать шилом, большим дыроколом или использовать для этой цели специальный переплетный станок. При подготовке документов к сшиванию следует удалить с них все металлические скрепления — скобы, скрепки, булавки.
Документы прошиваются прочной нитью, сложенной вдвое, — для надежности. Либо используйте банковский шпагат, который имеет ряд преимуществ: высокая прочность, замечательные эластичные свойства и способность не впитывать влагу. Концы нити выпускаются из центрального отверстия на оборотной стороне последнего листа дела и завязываются на узел.
Следует пронумеровать страницы дела. Нумерация производится в верхнем правом углу страницы, лучше делать это шариковой ручкой, чтобы в дальнейшем ни у кого не было возможности изъять или подменить лист дела. В начале тома должна содержаться опись документов — это что-то вроде оглавления, куда вносится краткое название документа и номер страницы в томе.
Следующий этап — опечатать дело наклейкой, в которой будет указано, сколько документов и на скольких листах содержатся в деле, а также здесь должна стоять подпись работника, который совершал опись и сшивал дело. Обычно наклейка бывает размером 4×5 см и крепится канцелярским клеем на последней странице тома к узлу так, чтобы из-под нее были видны концы нити. После совершения данной процедуры на наклейку ставится печать, которая должна заходить на лист бумаги — это послужит доказательством тому, что данное дело не расшивалось и находится в первозданном виде.