Узнайте тему заседания, список участников, обзвоните каждого и поинтересуйтесь, нужна ли будет какая-то оргтехника при проведении заседания. Иногда на такого рода собраниях участники делают презентации и доклады. В этом случае помещение необходимо обеспечить достаточным количеством розеток, компьютером, проекционным экраном.
Позаботьтесь о том, чтобы на столах было все необходимое – стаканы и бутылки с минеральной водой, ручки и листы писчей бумаги. Даже если все участники собрания – мужчины, не стоит ставить на столы пепельницы, чтобы не страдали те, кто не курит.
Обдумайте вопросы, которые будут включены в повестку заседания. Они должны быть такими, которые решить в рабочем порядке не представляется возможным. Продумайте оптимальный порядок выступлений, чтобы решаемые на заседании вопросы были освещены с максимальной полнотой. Составьте повестку и ознакомьте с ней участников заседания. Если у них есть дополнения и корректировки, то внесите их, при необходимости.
В процессе решения серьезного вопроса участники заседания могут выступить с докладами. Попросите их представить тезисы докладов и также разошлите их тем, кто будет участвовать в заседании. К ним можно приложить имеющиеся аналитические или статистические материалы по обсуждаемым вопросам.
Если они достаточно серьезны и многочисленны, то есть смысл оборудовать отдельное место для секретаря, который запишет все, что было высказано в результате обсуждения.