С сотрудником, который может подменить на время отпуска, лучше поговорить заранее, заручившись его согласием и поддержкой. Возможно удастся поменяться с коллегой периодами предоставления очередного отпуска. Тогда шансы положительно решить вопрос многократно повысятся.
Заявление на внеочередной отпуск нужно писать на имя начальника или временно исполняющего его обязанности. В нем необходимо изложить просьбу о предоставлении отпуска и уважительную причину для него.
Перед тем как начинать разговор с начальством, обязательно следует «прозондировать» расположение духа человека, который будет принимать окончательное решение. Очень часто его плохое или хорошее настроение оказывает существенное влияние на вероятность решения вопроса об отпуске в положительном ключе.
Понятно, что с подобными личными просьбами лучше не подходить во время совещания, перед обедом или в конце рабочего дня. Выбрав удачное время, необходимо немногословно и вежливо изложить суть вопроса. Не нужно выступать в роли просителя и жертвы обстоятельств, лучше проявить деловой подход и готовность идти на компромиссы.
Лучше не уточнять конкретный повод для необходимости отдыха, особенно если это внеочередной отпуск, а представить его обтекаемой формулировкой «по семейным обстоятельствам». Они могут быть значительнее, чем желание просто на время забыть о работе.
На тот случай, если руководитель попросит озвучить эти обстоятельства, они должны быть более весомыми, чем желание просто поваляться на диване или погреться на солнышке у ласкового моря. Такие аргументы могут только навредить репутации работника.