Для предоставления отчета в налоговую инспекцию со стороны бухгалтерии должны быть оформлены следующие документы, которые будут являться подтверждением расходов на подарки: приказ о проведении праздничного мероприятия, план мероприятия, счет или счет-фактура, товарная накладная, договор с продавцом. Если подарки приобретаются в розницу, то необходимо наличие чеков. При составлении приказа нужно сделать приложение со списком всех сотрудников, которым будут вручены подарки, а также оформить ведомость, в которой работники должны будут поставить подписи.
На основании пункта 28 статьи 217 НК РФ если сумма, потраченная на приобретение подарков, не превышает 4000 рублей, то она не облагается налогом. Поскольку и организации, и индивидуальные предприниматели имеют право на предоставление каждому работнику материальной помощи в размере до 4000 рублей и материального подарка стоимостью не более 4000 рублей. По закону это не считается доходом сотрудника, который должен облагаться НДФЛ. Если стоимость подарка выше этой суммы, то налог удерживается из дохода сотрудника при выплате заработной платы по ставке 13%. Но нужно помнить, что сумма налога не может превышать 50% суммы, которая должна быть выплачена работнику.
Если у работника родился ребенок, то в течение года с этого момента организация может сделать подарок сотруднику стоимостью не более 50 000 рублей. В этом случае доход сотрудника не будет облагаться налогом.
В случаях, когда работник не является резидентом Российской Федерации, стоимость подарка будет облагаться налогом по ставке 30%. Основанием для этого является пункт 3 статьи 224 НК РФ. Но при условии статуса работника, как высококвалифицированного сотрудника ставка будет равняться 13%.