Первое правило – это то, что выписка выдается исключительно на основании приказа главы предприятия, а не по требованию работника. Кроме того, необходимо, чтобы сотрудник написал соответствующее заявление установленной формы. На основании этого заявления вы имеете право оформить выписку из трудовой книжки.
Оформлять выписку необходимо на фирменном бланке компании. На нем необходимо в первую очередь указать все данные, касающиеся компании – юридический адрес (город, улица, почтовый индекс), его полное наименование, присвоенные номера налогоплательщика, а также контактные данные, в том числе телефон, факс и электронную почту.
Далее необходимо оформлять выписку следующим образом. По центру строки написать слово «Выписка» и перейти на следующую строчку. Здесь первое предложение такое, например: «Дана Сергееву Сергею Сергеевичу, занимающему должность сантехника».
Затем необходимо составить таблицу, содержимое которой представляет собой сведения о том, где ранее работал сотрудник. Все данные вписываются в хронологическом порядке в соответствии записям в трудовой книжке. Кроме того, здесь должна быть информация о приеме на работу и обо всех увольнениях, подкрепленная основаниями – датами и номерами соответствующих постановлений.
Поскольку в настоящее время сотрудник работает на предприятии, написать об этом следует так: «По настоящее время работает». Только предварительно нужно написать дату приема на работу.
Документ обязательно заверяется печатью предприятия, а также визируется ответственным за ведение трудовых книжек лицом. Только после этого выписку можно выдать на руки сотруднику.