Начать письмо лучше всего с обращения по имени и отчеству, размещенных после слова «Уважаемый». Но зачастую, особенно в тех случаях, когда исполнитель запроса неизвестен, допустимо сразу переходить к содержательной части письма и непосредственно просьбе «Просим Вас...». Старайтесь придерживаться делового стиля изложения. Будьте кратки и корректны, избегайте лишних фраз и формулировок.
Изложите свою просьбу и опишите обстоятельства, заставившие вас обратиться к указанному лицу. Кроме того, опишите предысторию, привлеките внимание к проблеме. Напомните об обязательствах. К примеру, сошлитесь на заключенный между сторонами договор о своевременном информировании партнеров. Сообщите о возможном положительном результате, который будет получен вследствие оказания требуемой помощи.
Для письма, содержащего просьбу об оказании благотворительной помощи, будет уместно привести список авторитетных лиц, участвующих в проекте и рекомендовавших обратиться к адресату. Важным может стать информирование о готовности представить полный документальный отчет о расходовании полученных средств. Бизнесмены оценят такой подход.
В заключительной части уместно будет выразить надежду на понимание и благодарность «Заранее благодарим Вас». Подпишите письмо у руководителя вашей организации, напишите его должность, расшифруйте подпись в скобках, указав фамилию и инициалы уполномоченного лица. Обязательно зарегистрируйте письмо в качестве исходящего документа у секретаря компании. Теперь останется только передать письмо адресату любым удобным способом.