Для начала стоит завести ежедневник. Желательно остановить свой выбор не на новых приложениях и системах, а на обычном бумажном блокноте, где будут записаны все дела. Зайдите в книжный магазин и выберите такой ежедневник, который вам понравится. Вам должно хотеться брать его с собой.
Покупка нового помощника – это лишь первый шаг на пути к успешной организации своего рабочего времени. Значительно труднее научиться им пользоваться. Изначально обозначьте список самых важных дел, которые должны быть выполнены в течение какого-то периода: 3 месяца, полгода или год. Расположите их таким образом, чтобы выполнение каждого из них не совпадало по времени со следующим. Другими словами, установите точные рамки выполнения важных заданий.
Далее выпишите отдельным списком дела, которые также важны, как и предыдущие, но их выполнение можно отложить. Если вдруг вы осознаете, что самые важные дела выполняются быстрее, чем вы планировали, то пункты из составленного списка можно будет размещать между ними.
Пропишите и повседневные рутинные задачи, от выполнения которых вы не можете отказаться. К таким делам может относиться проверка почты, ответы на письма, составление ежедневных отчетов и т.д. Это необходимо для того, чтобы вы отчетливо понимали, сколько времени у вас имеется на выполнение более важных дел.
Держите ежедневник на своем рабочем столе и старайтесь постоянно делать в нем заметки. Если у вас внезапно появилось какое-то важное дело, то отразите это в своем «помощнике» и разбросайте уже запланированные дела по другим дням.