Поэтому каждая организация или компания сама для себя решает целесообразность расстановки номеров. Нумерация договоров преследует цель упорядочить делопроизводство и идентификацию документов. Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3045-6-0 содержит некоторые рекомендации по нумерации трудовых соглашений.
Номер трудового договора в небольших организациях обычно содержит собственный номер и цифру, которая обозначает год заключения. Например, 06/11 будет обозначать порядковое число и цифру года.
Иногда делопроизводители сами продумывают свою систему нумерации, утверждают ее у руководства и внедряют. Как они это делают, не принципиально важно. Это могут быть номера со знаками тире и в виде дроби.
В частности, когда в фирме каждый день заключается множество трудовых договоров, удобно присваивать номер, равнозначный дню приема на работу. То есть при заключении соглашения 15 апреля 2012 года, номер может выглядеть примерно так: 1504-12/1. Цифра через дробь будет означать порядковый номер работника.
Некоторые сотрудники отдела кадров присваивают трудовому договору номер, аналогичный табельному, который автоматически ставится в компьютерной программе «1С Делопроизводство». С нового года нумерацию, как правило, начинают заново.
Чтобы пронумеровать все трудовые договора необходимо разложить их в порядке убывания чисел года. То есть недавние документы разместить снизу, а в самом верху будет лежать договор, заключенный в самом начале года. Сначала вручную поставить карандашом порядковые номера, а затем разборчивым почерком прописать полные версии номеров согласно утвержденному начальником шаблону.