Оформляя нового сотрудника, нужно руководствоваться трудовым законодательством, в противном случае ошибки в документации могут повлечь наложение различных санкций, вплоть до дисквалификации руководителя.
Ссылаясь на статью 65 ТК РФ, вы должны потребовать у нового сотрудника паспорт, трудовую книжку, свидетельство ИНН, страховое пенсионное свидетельство, документ об образовании, медицинскую справку. В том случае, если нанимаемый является военнообязанным, то он должен предоставить военный билет. Также имеются документы, которые необходимы для отдельной категории людей, например, при трудоустройстве водителя вы должны получить на руки водительское удостоверение.
Если сотрудник устраивается на работу впервые, наниматель должен оформить ему трудовую книжку и страховое свидетельство (если его не выдало образовательное учреждение).
Получите от соискателя заявление с просьбой принять на работу. Далее сотрудника необходимо ознакомить под роспись со всеми локальными актами, относящимися к его работе, например, должностной инструкцией, правилами безопасности поведения на производстве, коллективным договором и т.д. Обязательно проконтролируйте заполнение графы «Подпись», «Расшифровка» и «Дата подписания», так как от этого зависит ответственность сотрудника за информацию, изложенную в актах.
Вы должны снять копии со всех документов принимаемого на работу, сформировать личное дело и завести личную карточку (форма №Т-2).
После этого составляется трудовой договор. Если вы устанавливаете какой-либо испытательный срок, проверьте, можно ли применять его в отношении этой категории работников (статья 70 ТК РФ). Обязательно включите условия оплаты, рабочего времени и отдыха, отпуск, обязанности и права сторон. Составляется договор в двух экземплярах, в конце подписывается обеими сторонами и скрепляется печатью организации.
Далее необходимо оформить приказ о приеме сотрудника на работу (форма №Т-1). Здесь вы должны ссылаться на трудовой договор и на статью 68 ТК РФ. Приказ также подписывается обеими сторонами. После этого номер приказа и договора указываются в личной карточке сотрудника.
Затем делается запись в трудовой книжке сотрудника, которая должна в дальнейшем храниться у работодателя в сейфе или в другом безопасном месте. Учтите, что все записи вносятся лишь в присутствии самого работника.