Начните с краткосрочного планирования, т.е. с того, что нужно сделать в один рабочий день. Рабочее время также можно разделить на отдельные фрагменты. Обычно трудовая деятельность до обеда отличается от послеобеденного рабочего времени. Постарайтесь учесть, что работоспособность каждого человека подвержена определенным колебаниям и зависит от его типа: «жаворонок» или «сова». Рекомендуется работать с учетом собственного дневного ритма.
Все дела в ежедневном списке должны иметь градацию по степени важности. По возможности объединяйте небольшие однородные задачи в рабочие блоки. Непрерывность процесса позволит сэкономить время. Как правило, пик работоспособности приходится на первую половину дня. Поэтому запланируйте на это время решение сложных задач. Свежие силы лучше тратить на выполнение более важных дел, не откладывая их на вечер. Вторую половину дня используйте для рутинной работы.
Помните, что отдых – неотъемлемая часть рабочего процесса, а не отдельное от работы время. Лучший отдых на работе - перемена деятельности. Через каждые 1,5 часа работы предусмотрите короткие паузы по 10 минут для кофе-брейка, разминки или гимнастики.
В конце рабочего дня оставляйте время для подведения итогов и составления или корректировки плана на следующий день. Контролируйте время и результаты своей работы, т.е. сравнивайте намеченное с реально выполненным. Перепроверяйте ежедневные планы с точки зрения установления новых приоритетов.
Научившись составлять план работы на один день, попробуйте набросать список примерных дел на неделю, месяц. Вы сможете ежедневно корректировать его в зависимости от обстоятельств. Но основные моменты будут вами систематизированы и учтены. Как считает специалист по самоменеджменту Л. Зайверт: «Тот, кто регулярно в течение 10 минут готовит свой рабочий день, экономит до двух часов времени и гарантировано лучше справляется с делами».