Решите, будете ли вы привлекать участников из других городов и стран. Разошлите пресс-релизы в интересующие вас организации – крупные торговые компании, клубы, ассоциации флористов. Заранее составьте прайс-лист будущего мероприятия. Установите стоимость участия (аренды стенда), определите цену на входные билеты.
Позаботьтесь о спонсорах. Выставкой цветов можно привлечь городские власти, особенно если вы уделите внимание вопросу озеленения. Партнерами мероприятия могут стать и крупные фирмы, продающие растения, ландшафтные бюро или цветочные магазины. Обязательно привлеките информационных спонсоров, они обеспечат рекламу мероприятию.
Найдите подходящее помещение. Выставки могут проходить в специализированных павильонах, дворцах культуры и даже в городских парках. Если потребуется разрешение от муниципальных властей, получите его заранее. Учтите, что выставка может привлечь большое количество незапланированных участников - продумайте возможность организации дополнительных мест для них.
Решите вопрос с оборудованием. Вам понадобятся выставочные стенды или столы и стеллажи. Некоторые участники могут привезти собственное оборудование. Закажите буклеты и листовки, а также растяжки и афиши с анонсом предстоящей выставки.
Продумайте дополнительные мероприятия. На выставке могут быть организованы семинары для профессионалов, мастер-классы, соревнования в различных номинациях для участников и конкурсы для посетителей. Обычно такие мероприятия делают бесплатными – затраты на них компенсируют членские взносы и продажа билетов.
Установите часы и дни работы выставки. Обычно такое мероприятие приурочивают к выходным – в эти дни посещаемость гораздо выше. Двух-четырех дней будет достаточно.
Займитесь рекламным продвижением предстоящего мероприятия. Обычно такие выставки привлекают журналистов из местных СМИ. Разошлите в редакции подробные пресс-релизы. Договоритесь о бесплатном проходе для всех заинтересованных представителей прессы в обмен на небольшой анонс и последующий отчет о мероприятии.