Заполнение авансового отчета начинается с лицевой стороны. Впишите в верхней строке название вашей организации. Укажите дату составления отчета, при этом номер указывать не нужно, это поле заполнит бухгалтер. Ниже укажите структурное подразделение, к которому вы относитесь, фамилию и инициалы, а так же свою должность. Впишите назначение аванса, например, «Командировочные расходы», «Хозяйственные нужды» и т.д.
В левой колонке укажите остаток подотчетных средств, который вы имели до получения нового аванса (либо перерасход, если он был). Ниже укажите сумму (или несколько сумм, если они были получены и через кассу, и через банк), полученную под отчет. Заполните строку «Итого получено», указав общую сумму, которую вы получили подотчет.
После этого необходимо заполнить авансовый отчет с оборотной стороны. Перечислите все документы, которыми вы собираетесь подтвердить все произведенные расходы, заполнив для каждого документа колонки с первой по шестую.
Впишите порядковый номер документа. Укажите дату и номер, которые указаны на самом документе. Впишите наименование документа (например, товарный или кассовый чек, квитанция и т.д.). Укажите сумму (в рублях или валюте), указанную в документе. Сложите все суммы и запишите результат по строке «Итого». Поставьте внизу свою подпись и ее расшифровку.
Затем снова вернитесь к заполнению лицевой стороны. Впишите в строку «Израсходовано» сумму, которую вы указали по строке «Итого» на оборотной стороне. Впишите сумму остатка (или перерасхода), который остался у вас. Ниже впишите количество документов, прилагаемых к авансовому отчету, а так же укажите общее количество листов этих документов.
Все остальные строки вам заполнять не надо, их заполнят бухгалтер и кассир (если вы вернете остаток в кассу).
После того, как вы сдадите отчет в бухгалтерию, бухгалтер обязан будет выдать вам расписку, которую необходимо сохранить. С помощью этой расписки вы всегда сможете подтвердить, что отчитались за выданные вам средства, в случае, если возникнут какие-либо недоразумения.