Поводы для приемов могут быть самыми разными: праздничные даты, годовщины знаменательных событий, визит почетного гостя (или его проводы), приезд (или отъезд) делегации фирмы-партнера, открытие выставки, подписание «судьбоносного» договора или соглашения, информационный повод, требующий поддержания контактов с представителями прессы. Это может быть и просто регулярное мероприятие организации - без связи с каким-то событием.
План подготовки приема включает:
• выбор формы (вида) приема,
• составление списка гостей,
• рассылка приглашений,
• планирование рассадки за столами, сервировки стола, составление меню (в случае организации «трапез» - завтрака, обеда, ужина).Подготовка содержательной составляющей - это прежде всего: планирование темы для обмена мнениями и умелое «выстраивание» выступлений-комментариев активистов встречи, которые по ходу приема координирует ведущий (ведущие). Их цель - сделать мероприятие продуктивным, интересным для всех приглашенных.
Приемы принято подразделять на:
• дневные и вечерние;
• с рассадкой (т.е. с заранее закрепленными за гостями местами) и без рассадки;
• официальные (формальные) и неофициальные (неформальные).
Дневные приёмы - непродолжительные встречи в дообеденное время. За такими приемами стойко закрепились названия: «бокал шампанского», «бокал вина», «завтрак».
Первые два формата – самые простые. Места за столами не планируются (напитки, закуски предлагаются официантами стоящим гостям - как правило, с 12.00 до 13.00 часов).
«Завтрак» продолжается от полутора часов до двух (обычно в промежутке с 12.00 до 15.00). Форма одежды - повседневная (если иное не оговорено в приглашениях).
Вечерние приёмы - более торжественные. Это «чай» , «коктейль», «фуршет», «обед», «обед-буфет», «чай», «ужин».
«Чай» – прием между 16.00 и 18.00 часами. Это традиционно женская встреча продолжительностью 1-1,5 часа. К столу подаются кондитерские и булочные изделия, фрукты, соки, воды, десертные и сухие вина (закуски - редко).
«Коктейль» и «фуршет» (проводятся стоя) - встреча в промежутке с 17.00 до 20.00 часов. Длится 2 часа. В меню - холодные закуски , кондитерские изделия, фрукты (иногда - горячие закуски). Спиртное выставляется на столиках или разносится в бокалах официантами. Форма одежды - по указанию в приглашениях: или повседневный костюм, или смокинг.
«Обед» организуется с 20.00 до 21.00 часа, длится 2-2,5 часа. Его блюда: холодные закуски, суп, горячее (мясное и рыбное), десерт, спиртные напитки ( к каждому блюду - свои). После обеда (длительностью час) гости приглашаются в гостиную, где им подаются чай или кофе.
«Ужин» - самое поздний прием.Начало – в 21.00 или позднее. Его меню аналогично обеденному. Как и форма одежды - темный костюм, смокинг или фрак для мужчин и вечернее платье для женщин.
«Обед-буфет» - менее официальный прием (организуется обычно после киносеанса или концерта). Столы с закусками накрываются как на фуршете. Рассадка за столиками на 4-6 человек - свободная.
Организуя прием, продумывайте все до мелочей. Позаботьтесь о соответствии размеров помещения количеству гостей. Что касается меню, то оно должно учитывать вкусы, национальные и религиозные традиции приглашенных (позаботьтесь, по обстоятельствам, о приготовлении и постных, и вегетарианских блюд) .