Формально процедура начинается с того, что работник пишет заявление на имя руководителя организации. Оно должно содержать название должности первого лица компании, самой организации, фамилии и инициалов руководителя, фамилии, имени и отчества работника полностью и просьбу о приеме на работу с указанием должности и подразделения, если то упоминается в трудовом договоре. Например: «Прошу принять меня на работу на должность менеджера по продажам в отдел прямых продаж коммерческой службы».Руководитель наносит на заявление резолюцию, например «принять с такого-то числа (дата указывается полностью)». Но может быть достаточно только подписи.
Трудовой договор с работником зачисляют в день написания заявления, но может быть оговорена более поздняя дата, с которой он должен вступить в должность. В этом документе принимаемый на работу специалист должен указать свои фамилию, имя и отчество, паспортные данные, ИНН, номер страхового свидетельства ПФР, адрес регистрации, при наличии - пребывания или фактического проживания. Если зарплата перечисляется на банковский счет, вносятся в договор также его номер и прочие реквизиты банка.Договор составляется в двух экземплярах, оба должны быть подписаны работником и руководителем организации и заверены ее печатью.
После готовности этих документов руководитель издает приказ о принятии на работу. В нем указывается полностью фамилия, имя и отчество работника, должность и, если необходимо, подразделение, дата, с которой человек зачисляется в штат.Например: «Приказываю принять на работу Сидорова Петра Ивановича на должность менеджера по продажам отдела прямых продаж коммерческой службы с 01.08.2011 г.».Приказу присваиваются номер и дата издания, готовый документ заверяется подписью руководителя компании или заменяющего его лица и печатью организации.
Приказ о приеме на работу служит основанием для соответствующей записи в трудовую книжку нового сотрудника. Сначала в 3 графу в разделе сведения о работе после самой свежей записи пишутся полное и при наличии сокращенное название организации. Затем в первой графе пишется порядковый номер записи (строго на один больше предыдущего), во второй - дата, с которой работник принимается в штат по документам.В третьей графе отражается факт приема в штат с указанием должности и подразделение, если то упомянуто в трудовом договоре. Например: «Принят на работу на должность менеджера по продажам в отдел прямых продаж коммерческой службы». В четвертой графе пишется название приказа (можно сокращенно: «Пр.»), его номер и дата выхода.