При поступлении работника в организацию в разделе «Сведения о работе» вслед за последней записью делается заголовок - полное и при наличии сокращенное наименование работодателя.
Только после этого делается порядковый номер очередной записи - точно на одну единицу больше предыдущего. Так, если запись об увольнении с прежнего места работы носит номер 7, о приеме обладателя трудовой книжки на нынешнее должна быть 8. Порядковый номер проставляется в первой графе таблицы на странице трудовой.
Во вторую вносится дата проставления записи: в формате день и месяц двузначными числами, с проставлением впереди ноля при необходимости, год - четырехзначным числом, каждое значение строго в отведенном ему поле.
В третьей графе делается запись «Принят(а) на работу...». Далее следует указание структурного подразделения компании, если оно отражено в трудовом договоре, и точное наименование должности - строго как в штатном расписании организации и трудовом договоре.
Если человек принят в порядке перевода, указывается это обстоятельство и то, с согласия работника или по его инициативе осуществлен перевод.
В четвертую графу вносятся дата и номер приказа, распоряжения или иного решения работодателя о принятии специалиста на работу.
В таком же формате вносится и решение о переводе на другую должность в тем же подразделении или иное подразделение компании, в том числе расположенное в за пределами города базирования офиса, где трудился работник до перевода.
В этой записи отражается существенная информация: если в заявлении и приказе о переводе упоминается подразделение, оно указывается и в записи. Если перевод произведен в рамках одного подразделения, упоминать его не надо.
В трудовую книжку вносятся также записи о времени службы в армии (на основании военного билета), обучения, присвоении нового разряда, профессии, квалификационной категории, изменении названия работодателя, невключении времени работы в непрерывный трудовой стаж и его восстановлении.
Запись о приеме на работу на условиях внутреннего или внешнего совместительства делается только по желанию работника.
Запись об увольнении делается с указанием причины увольнения и ссылкой на конкретный пункт статьи Трудового кодекса РФ, которым предусмотрено имевшее место основание для расторжения трудового договора.
В последние годы часто вместо «уволен (а)» пишут «трудовой договор расторгнут по инициативе работника (или работодателя)». Однако единства по этому вопросу среди кадровиков нет.
Указываются и обстоятельства, имеющие значение при предоставлении льгот. Например, перевод мужа в другую местность или необходимость ухода за ребенком до 14 лет.
Если человека увольняют в связи с решением суда о запрете занимать определенные должности, в записи об увольнении указывается, какие позиции нельзя занимать, какое время и на каком основании.