В первой строке письма необходимо указать как минимум название организации. В идеале это должен быть конкретный человек с именем и должностью, но, в принципе, необязательно. В любой организации разберутся, в чьей компетенции вопрос, по которому вы обращаетесь, и передадут, кому положено.
Даже если вы адресуете послание первому лицу, не факт, что то само будет его читать. Скорее всего, распишет на подчиненных.
Укажите, кто вы. Если вы обращаетесь от имени организации, лучше всего использовать фирменный бланк, а должность и ФИО указать в подписи. В случае, когда вы выступаете как частное лицо, достаточно будет фамилии, имени и отчества полностью и адреса. Для более срочного контакта можете указать телефон, адрес электронной почты и другие способы связи.
В заголовке к содержательной части своего письма сформулируйте, к какому типу оно относится: информационный запрос (если просите ответа на те или иные вопросы), жалоба, претензия или претензионное письмо (применимо, если речь идет о нарушении представителями организации ваших прав, в частности, потребителя), предложение (в том числе коммерческое предложение). Возможен и вариант «обращение».
Строкой ниже желательно указать тему письма, кратко формулирующего его суть: о чем хотите спросить, чьи действия, сотрудников какого подразделения организации считаете неправомерными и т.п.
При отправке письма электронной почтой не пренебрегайте для этой цели также полем «Тема». Ведь от его содержания зависит, будет ли письмо прочитано или убито.
Сообщите адресату, что именно побудило вас к нему обратиться. Если это инцидент, изложите все его обстоятельства: какие именно действия, допущенные в отношении вас, считаете неправомерными, каким положениям законодательства они, на ваш взгляд противоречат.
Если что-то предлагаете, сформулируйте суть предложения, заострите внимания на выгодах, которые может получить с его принятием адресат, своих сильных сторонах, имеющих для того значение.
Если просите государственную организацию о разъяснениях, достаточно сослаться на Конституцию и закон «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ».
В общем, действуйте по обстоятельствам.
Изложите суть того, о чем просите (ведь это и есть цель, с которой пишется ваше послание): мер, которых вы ожидаете и полагаете достаточными для реализации своих прав, перечислите вопросы, на которые хотели бы получить ответ и т.п.
Если письмо связано с конфликтной ситуацией и адресовано организации-виновнику, не будет лишним перечислить меры на случай получения немотивированного отказа или игнорирования письма. Например, подача иска в суд и требование компенсации морального вреда.
В конце подпишитесь. Если вы обращаетесь как частное лицо, достаточно росписи (в бумажном варианте) и даты. Если как представитель организации, потребуются указание должности и фамилии с инициалами.