При наличии записей в трудовой книжке желательно, чтобы самая свежая подтверждала факт увольнения ее обладателя с предыдущего места работы.
Проверьте также порядковые номера записей. У каждой из них номер должен быть строго на один больше предшествующего. Касается это и всех записей, которые вам или вашим коллегам придется делать в период работы принимаемого сотрудника у вас в компании.
Если что-то не так, обратите на это внимание работника, рекомендуйте ему устранить неточности, обратившись в те организации, которыми были допущены ошибки.
Прежде чем делать первую запись от имени вашей компании, подготовьте все необходимые документы.
Это заявление о приеме на работу, которое должен написать будущий сотрудник, подписанный с обеих сторон трудовой договор с ним и приказ о приеме на работу.
Должность, на которую принимается новый работник, должна во всех названных документах формулироваться одинаково. Если имеет значение подразделение, в которое тот зачисляется, его необходимо везде указать.
Например: «на должность руководителя отдела в отдел продаж коммерческой службы».
После самой свежей записи в разделе «Сведения о работе» в центральной, самой широкой графе напишите от руки полное и при наличии сокращенное название компании.
Ниже в соответствующих графах: порядковый номер записи, дату приема на работу, сведения о приеме на работу с указанием должности и, если надо, подразделения и выходные данные (название, можно сокращенно, номер и дату) приказа или иного распоряжения о приеме на работу.
Трудовая книжка работника должна храниться в сейфе у работодателя и возвращаться ему в день увольнения. По первому его требованию работодатель обязан предоставлять заверенную копию этого документа.