Наиболее частая форма отказа - молчаливая. По мере того, как становится ясно, что именно этот кандидат отсеивается, с ним просто перестают выходить на связь. Если же тот инициирует контакт сам, вежливо поясняют, что, к сожалению для него, более подходящим оказался другой претендент.
Как отказ может часто трактоваться и фраза «мы вам позвоним» вместо перехода к процедуре оформления отношений после финальной стадии отбора.
Реже распространен вариант отказа, когда всем претендентам, которые не прошли отбор, или тем, кто отсеялся на финальных стадиях (это встречается чаще, так как слишком велико общее число всех, кто откликается на вакансию) рассылается (но не в порядке спама: каждому персонально) сообщение о том, что предпочтение отдано другому.
Обычно это стандартная форма: кандидата благодарят за внимание к компании, с сожалением информируют о том, что сделан выбор не в его пользу, и желают успехов.
В этом «отказном письме» может быть использована фраза о том, что кандидатура адресата может быть рассмотрена компанией в будущем. Все понимают, что она ни к чему не обязывает и в основном ничего не значит, не это более чем дань вежливости.
Однако может быть и иначе. Даже когда выбор сделан, нет полной уверенности в том, что выбранный претендент приживется в компании. На этот случай каждый, кто профессионально занимается подбором персонала, держит под рукой резерв из других претендентов. И фраза это может означать, что отсеянный кандидат туда включен.
Но даже это ничего не гарантирует.
Так что вопрос, использовать этот способ подсластить пилюлю или нет, остается на усмотрение каждого.