Деловое письмо пишется на стандартном листе бумаги формата А4, на котором стоит угловой штамп вашей организации или на ее фирменном бланке. На штампе или бланке должно быть отражено название вашей компании, ее почтовый адрес, а также телефон, факс и адрес электронной почты или web-сайта. Это дает возможность получателю вашего письма без проблем оперативно связаться с вашей организацией.
Зарамочное оформление текста письма – поля и отступы делают в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, слева – 3 см, справа 5, 5 см. Обычно используется шрифт Times New Roman 12 размера. Если письмо будет на нескольких страницах, необходимо их пронумеровать. Сверху указывается исходящий регистрационный номер письма и дата его написания.
В шапке письма пишется должность, фамилия, имя и отчество получателя, адрес организации, куда письмо направляется. Справа указывается тема письма. Начинать письмо следует с обращения «Уважаемый(ая)», «Господин» или «Госпожа», далее следует имя и отчество получателя.
Первый абзац основного текста – анонс или вступление, его стандартно начинают фразами «В настоящее время...», «Прошу Вас...», «Мы рады сообщить...» и т.п. Обращение к адресату всегда пишется с большой буквы. Во вступлении кратко изложите суть письма и перейдите к основной части.
Разбивайте текст на небольшие абзацы, логически связанные друг с другом. Не указывайте ненужных подробностей, излагайте самую суть. В идеале, обьем делового письма не должен превышать одной страницы, постарайтесь уложиться в него.
Заключительный абзац начните со слов : «Исходя из вышесказанного…», «Учитывая вышеизложенное…» и после них изложите свое предложение, просьбу, выводы.
Если к деловому письму есть приложения, укажите их пронумерованным списком с упоминанием их названия и количества листов в каждом документе.
Письмо завершите наименованием должности, подписью и ее расшифровкой. Если письмо писал ваш подчиненный, то внизу страницы должна быть указана фамилия, инициалы и телефон исполнителя.