Первым делом определите продолжительность отпуска. Для этого подсчитайте отпускной стаж. Если в течение всего рабочего года трудовой стаж не прерывался, то сотруднику предоставляется отдых длиной 28 календарных дней. Это время может быть использовано работником одновременно или по частям. При ненормированном рабочем дне отпуск должен быть увеличен не менее, чем на 3 календарных дня. Несовершеннолетним предоставляется ежегодно оплачиваемый отпуск продолжительностью 31 день. Дополнительные отпуски даются сотрудникам, занятым на работах с вредными и опасными условиями труда.
Время ухода в отпуски дается работникам в течение всего года либо в периоды наименьшей активности предприятия. При составлении графиков учитывайте правила взаимозаменяемости, чтобы уход одного сотрудника никак не мог негативным образом отразиться на всем производственном процессе.При этом соберите пожелания работников о времени начала и продолжительности их отпусков, уладьте все разногласия между сотрудниками, желающих уйти одновременно, если в организации нет такой возможности. Пожелания должны оформляться в письменной форме в виде заявления и анкеты.Если никаких сведений не поступало, руководитель структурного подразделения вправе самостоятельно распределить отпуски, учитывая все возможные нюансы производственной деятельности.
При составлении графиков отпусков необходимо помнить о работниках, мнения которых должны учитываться в первую очередь. К категории сотрудников, имеющих право на отпуск в удобное для себя время, относятся: граждане, подвергшиеся воздействию радиации в результате аварии на Чернобыльской АС; герои Советского Союза, РФ; почетные доноры, ветераны Отечественной войны, ветераны труда; работники, не достигшие совершеннолетия; мужчины в период отпуска их жен по беременности и родам; совместители и другие категории сотрудников.
В уже утвержденный график отпусков можете все равно вносить различного рода изменения. Все жизненные ситуации просто невозможно предугадать. Перенос отдыха на другой временной период возможен в случаях, когда работнику несвоевременно была произведена плата за предыдущий отпуск или работник был предупрежден об отдыхе позднее двух недель до него. Перенос отпуска на следующий календарный год может быть последствием неблагоприятного влияния отдыха сотрудника на рабочий процесс.