Выдача дубликата производится в соответствии с пунктом №31 правил ведения и хранения трудовых книжек. Заполнение дубликата производится по пункту №32.
Сотрудник обязан в письменном виде уведомить прежнего работодателя об утере или порче трудовой книжки и написать заявление с просьбой оформить и выдать дубликат трудовой книжки. После получения уведомления и заявления работодатель обязан оформить и выдать дубликат в течение 15 календарных дней.
Дубликат оформляется не только при утрате или порче трудовой книжки самим сотрудником, но и при утрате и порче произведенной в результате хранения документа у работодателя.
В дубликат вносятся только записи, являющиеся верными и действительными.
В данный документ можно внести запись об общем и непрерывном стаже сотрудника на основании имеющихся сведений и продолжить вести следующие записи или указать по порядку все места работы сотрудника на основании подтверждающих документов.
Если дубликат трудовой книжки заводит новый работодатель по заявлению сотрудника с указанием уважительной причины отсутствия оригинала трудовой книжки, то записи о стаже или порядковые записи о предыдущих местах работы вносятся только на основании документальных сведений о них. Новый работодатель должен всячески способствовать в получении сотрудником данных сведений. Те сведения, которые не подтверждены документами, в дубликат трудовой книжки не записываются.
Если предыдущий стаж указывается суммарным числом, его вносят в виде полных лет, месяцев и дней без уточнения всех мест, на которых работал сотрудник.
Если сведения о предыдущем стаже и месте работы подтвердить не удается, то создается специальная комиссия и собирается доказательная база о подтверждении стажа или соответствующего места работы. В доказательной базе могут быть справки, карточки, чековые книжки, свидетели и т.д.
Комиссией составляется акт о трудовом стаже или периодах работы на том или другом предприятии.
Также сотрудник может получить дубликат, если в оригинале в записи об увольнении стоит статья, с которой он не согласен и признанная уполномоченными органами недействительной. После восстановления на работе и подачи заявления о выдаче дубликата сотруднику выдается данный документ.