Прежде всего, необходимо определится, какой именно вид отчета необходимо составить: разовый или рабочий. Разовые отчеты обычно составляются по итогам проведения конкретных мероприятий, а рабочие позволяют периодически анализировать выполненную работником работу (объем и результат).
Периодические отчеты могут быть: ежедневными (могут использоваться для мониторинга важных краткосрочных проектов или же во время испытательного срока сотрудника), еженедельными (наиболее часто встречаются), ежемесячные, квартальные и готовые (подобный вид отчетов содержит большой объем аналитической информации и предоставляется он обычно высшему руководству).
Итак, как же составить отчет о работе правильно?
Сначала необходимо определиться со сроками отчета и запланировать в своем рабочем графике время на его составление. Это может быть небольшое количество времени ежедневно или же конкретно выделенное время для составление всего отчета сразу, самое главное не тянуть до дедлайна.
Прежде всего, определитесь с конечными целями своей работы. По своему содержанию отчет должен быть информативным, ясным и желательно кратким. Не забывайте о «правиле семи», которое говорит о том, что наше сознание способно эффективно усвоить одновременно 7 элементов (+/-2). Соответственно в отчете желательно выделить именно такое количество пунктов или разделов.
Важно уметь акцентировать внимание именно на результатах свой деятельности, описывая, какие задачи были выполнены, а не просто перечислять выполненные действия за определенный период.
Для большей наглядности снабдите свой ответ таблицами, рисунками, диаграммами.
Ситуация упрощается, сели в вашей компании уже разработаны формы отчетов (бланки, таблицы, которые необходимо заполнить, внося свои комментарии )
Большое значение имеет не только что вы написали в отчете, но и как его отправили. Тут следует запомнить золотое правило: ежедневные отчеты отправляются в конце рабочего дня, а не на утром следующего. Еженедельные - в пятницу вечером, а не в понедельник утром.
Еще один совет: прежде чем отправить отчет, прочитайте его еще раз, постарайтесь сделать это глазами своего руководства. Какие вопросы у вас возникли? Возможно, необходимо что-то дополнить или же наоборот где-то максимально упростить информацию.