Пишите деловые письма на стандартных листах писчей бумаги формата А4. Если вы пишете от имени организации, то используйте ее бланк, на котором указано название, юридический адрес, адреса электронной почты, номера факсов и телефонов для связи. После получения такого письма, адресат сможет связаться с вами без особенных проблем.
Требования к зарамочному оформлению документа, ширина полей, размеры отступов, изложены в ГОСТ Р 6.30-2003. Согласно ему, ширина левого должна быть равна 3 см, правого – 1,5 см. Для написания деловых писем следует использовать стандартный шрифт Times New Roman 12 размера. Нумерация страниц проставляется в том случае, если письмо написано на нескольких страницах. Наверху первой страницы проставляется регистрационный исходящий номер письма и дата его регистрации.
Справа, в шапке письма, указывается наименование должности, фамилия и инициалы получателя письма, адрес организации, в которую письмо направляется. Слева в отдельном поле необходимо указать тему письма.
Начинать деловое письмо следует с обращения: «Уважаемый(ая) господин (госпожа)» после этого вставьте имя и отчество адресата. Первый абзац должен начинаться стандартными фразами: «Обращаем Ваше внимание», «Мы рады сообщить Вам», «В настоящее время» и т.п. Обращаясь к получателю письма, всегда пишите местоимение Вы, Вас с большой буквы. В первом абзаце изложите коротко суть вашего письменного обращения и переходите к основной части.
Излагайте суть письма краткими, хорошо читаемыми предложениями. Текст разбивайте на логически обособленные абзацы. Избегайте лишних подробностей, постарайтесь уложиться на один лист.
Последний абзац начните со слов «Исходя из вышеизложенного» или «Учитывая вышесказанное». После них излагайте свое заключение, просьбу, предложение.
В том случае, если к письму будут приложены дополнительные материалы, укажите список с номерами приложений и их наименованиями, количеством листов.
Завершите письмо наименованием своей должности, фамилией и инициалами, поставьте подпись и число. Если письмо было написано по вашему поручению, то исполнитель внизу листа должен указать свою фамилию, инициалы и телефон для связи, если адресату потребуются уточнения.