Для составления графика отпусков необходимо опросить работников на предмет их пожеланий к времени ухода в отпуск. Обычно это делают начальники структурных подразделений. Также необходимо составить список персонала, которым согласно статье 123 ТК РФ, предоставляется отпуск в летнее или удобное для них время. Далее данные необходимо перенести в унифицированную форму Т-7.
Необходимо согласовать график отпусков с руководителем структурного подразделения на предмет его согласия с датами ухода сотрудников в отпуска, а также во избежание прерывания производственного процесса по причине несвоевременного ухода сотрудника. Необходимо также удостовериться в продолжительности отпусков сотрудников, т.к. многие категории сотрудников имеют права на срок больше 28 календарных дней, согласно ТК РФ.
Также необходимо собрать подписи руководителей всех структурных подразделений на графике отпусков. Далее необходимо утвердить график отпусков у директора предприятия. Утверждается приказ с прикрепленным графиком отпусков. Данная процедура может немного отличаться на различных предприятиях, т.к. данная процедура регламентируется внутренними актами предприятия.
Не позднее чем за 15 дней до наступления отпуска сотрудника необходимо оповестить и пригласить в отдел кадров для составления заявления на отпуск либо на перенос отпуска по желанию сотрудника или производственной необходимости. Согласно статье 125 ТК РФ, отпуск может быть также разделен на части, но одна из его частей должна составлять не менее 14 дней. Отзыв из отпуска допускается только с согласия сотрудника. Также есть категории сотрудников, отзыв из отпуска которых не допускается (статья 125 ТК РФ). Неиспользованная часть отпуска (если такая имеется) предоставляется сотруднику в любое удобное для него время в течении года либо она может быть присоединена к очередному отпуску в следующем году.