Как и любой деловой документ, характеристику необходимо составлять, придерживаясь определенных правил: обязательно на фирменном бланке организации, с указанием даты составления и исходящего номера.
Текст пишется от 3-го лица либо в настоящем, либо в прошедшем времени. Какие сведения о сотруднике должны содержаться в характеристике? В первую очередь необходимо указать личные данные сотрудника: ФИО, дату рождения, сведения об образовании.
Далее подробно описываются деловые качества сотрудника. Важно отметить, как сотрудник устанавливает контакт с коллегами, клиентами, готов ли он брать на себя ответственность, руководить, планировать и контролировать. Указывается, как сам работник относится к данным ему поручениям.
Дается характеристика личностным качествам: коммуникабельность, инициативность, умение находить общий язык с коллегами. Если у сотрудника имеются взыскания или поощрения, то это также необходимо указать в характеристике.
При составлении характеристики важно учесть для внутренних или внешних целей она нужна. Если она будет использоваться внутри самой компании, например, для представления кандидатуры на повышение, поощрение, или, наоборот, в вопросе соответствия занимаемой должности, то большое внимание должно быть уделено оценке профессионального и творческого потенциала сотрудника. Обычно в таких характеристиках также указывают рекомендацию по использованию активных качеств сотрудника.
Внешние характеристики составляются по просьбе самого сотрудника или же для предоставления по месту требования. Такой документ может понадобиться для получения кредита, для предоставления в государственные органы или на новое место работы.
Подписывает этот документ руководитель организации, работник администрации или же непосредственный руководитель. Обязательно характеристика должна быть заверена официальной печатью компании.