Чтобы подтвердить необходимость таких затрат, вы должны составить оправдательные документы. Также вам необходимо иметь приказ руководителя об использовании денежных средств кампанией на такие расходы, первичные документы (это могут быть счета-фактуры покупок каких-либо продуктов, акты об оказании услуг и прочие), а также акт об осуществлении представительских расходов.
Далее вам необходимо составить смету. Она должна состоять из следующих пунктов: цель данного мероприятия, дата, место проведения, состав приглашенных, величина представительских расходов и программа приема. Также вам необходимо сделать авансовый отчет об использовании суммы на основе первичных документов (чеки, счет-фактуры, квитанции и прочие).
После использования данных средств, руководитель должен сформировать акт, включающий отчет о затратах и размер фактически потраченных сумм. Этот документ подписывается и скрепляется печатью организации.
Согласно ПБУ, представительские расходы могут включаться при расчете налогов в отчетном периоде только в том случае, если они в сумме не превышают 4% от расхода на оплату труда.
В бухгалтерском учете такие затраты отражаются на счете 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу». Если эти расходы превышают лимит, то они признаются вычитаемой разницей, которая в свою очередь откладывает налог на прибыль. Эта отложенная сумма уменьшает налог в последующих отчетных периодах.
Такие затраты принято включать в состав прочих расходов, которые связаны с хозяйственной деятельностью предприятия. НДФЛ с данных сумм не начисляется только в том случае, если имеются правильно заполненные первичные документы, и затраты обоснованы.
В бухгалтерском учете следует отразить представительские расходы следующими проводками:
Д44 «Расходы на продажу» К60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - отражены расходы на официальные приемы.
Д19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» К60 – начислен НДС.
Д60 К51» Касса» или 50 «Расчетный счет» - оплачены представительские расходы.
Д68 К19 – принят к вычету НДС.
В случае превышения лимита делаются проводки:
Д09 «Отложенные налоговые активы» К68 «Расчеты по налогам и сборам» - отложенный налог.
Д68 К09 – погашен отложенный налог.
Д68 К19 – принят к вычету отложенный налоговый актив.