Трудовая книжка заполняется специалистом отдела кадров, кадровым работником, который есть в любой организации в течение недели с момента принятия на работу. Со всеми вносимыми записями работника должны ознакомить лично.Записи необходимо вносить гелевой, перьевой или шариковой авторучкой синего, черного или фиолетового цвета.При заполнении трудовой книжки не допускается делать сокращения. Все записи должны вноситься полностью.
На первой странице трудовой книжки необходимо указать фамилию, имя и отчество, дату рождения, как они записаны в паспорте.Также на первой странице указывается уровень образования на основании подтверждающих документов. В соответствующей графе нужно вписать специальность в соответствии с дипломом. Если у работника несколько специальностей, указывается каждая из них. Если у работника нет документов, подтверждающих специальность, то данные в этой графе не заполняются.В графе «дата заполнения» указывается дата первой записи в трудовой книжке, которая будет содержаться на 2-3 страницах. Здесь же необходимо поставить подпись специалиста, ответственного за оформление трудовой книжки с расшифровкой его подписи и печать организации, в котором данная трудовая книжка была оформлена. По сути, это печать организации – первого места работы, сведения о которой были внесены в данную книжку под номером «1».
В раздел «Сведения о работе» вносятся сведения следующего рода:1) информация о приеме на работу;
2) данные о переводе на другую работу, должность в рамках одной организации;
3) данные об увольнении, а также основания для прекращения трудового договора.В графе «1» укажите порядковый номер записи: 1, 2, 3 и так далее.В графе «2» впишите дату.В графе «3» вписывается название организации, а далее делается запись о приеме на работу, переводе на другую должность, повышении категории, увольнении с указанием причины, также здесь указывается ссылка на статью закона, на основании которого принято решение об увольнении. Например, «Уволен по собственному желанию на основании пункта 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Датой увольнения считается последний день работы сотрудника в данной организации. Каждая запись заверяется печатью подразделения, занимающегося оформлением трудовых книжек, например, Отдела кадров организации.В графе «4» нужно выписать дату и номер внутреннего приказа организации, на основании которого сделана запись в трудовой книжке.
Аналогично вносятся данные и в раздел «Сведения о награждениях».