Статья 85 Трудового кодекса Российской Федерации определяет понятие "персональные данные работника". И согласно этому положению, необходимо заполнять на каждого работника оформлять личное дело. Заводите его сразу же после издания приказа о приеме человека на должность. Основное требование к оформлению этого документа - заполнение в хронологическом порядке. То есть все бумаги должны подшиваться по мере поступления.
Список документов, которые обязательно должны присутствовать в каждом личном деле определен в 5 пункте Указа Президента РФ от 01.06.1998 за №640. В него входят: внутренняя опись документов, анкета работника, резюме, копии документов об образовании и удостоверения личности, справки, которые подтверждают изменения различных персональных данных человека (это могут быть копии свидетельства о браке, получения ИНН, страхового свидетельства, о рождении детей и другие) и трудовой контракт. В обязательном порядке в личном деле должны находится копии всех приказов, касающихся различных назначений, поощрений, командировок, отпусков, данных аттестаций, характеристик и т.д. И, конечно же, в каждом личном деле должен находиться план карьерного роста человека. Если нужно к какому-либо из этих документов уточнение, то оно отмечается в дополнительной строке "Примечание".
При получении любого вида документов из серии тех, что будут подшиты в личное дело, составляется опись. Она помогает вести более упорядоченный учет сведений о работнике. Ее обязательно должен подписать составитель, указывая при этом свою должность, расшифровывая свою подпись и проставляя дату. При закрытии личного дела подшивается заявление работника об увольнении или документы, которые обосновывают необходимость увольнения, копия приказа.