Формирование дел представляет собой размещение исполненных документов в дела. Документы в дела группируйте за каждый календарный год, за исключением дел, которые были сформированы изначально и не находятся в рамках одного календарного года. К таким делам можно отнести: личные дела учащихся, служащих, рабочих, судебно-следственные дела, пенсионные дела, истории болезней, а также другие учетные документы.
Окончательное формирование личных дел учащихся, студентов, аспирантов произведите по факту окончания учебного заведения или аспирантуры; рабочих и служащих - по факту их увольнения; истории болезней – после предоставления выписки больного; судебных дел – непосредственно после окончания судебного процесса и вынесения решения; пенсионных дел – после того, как были прекращены выплаты пенсии.
Личные дела работников, которые были уволены, при подготовке к архивному хранению объедините в наряды личных дел, если число листов не превышает двухсот пятидесяти. То же касается лиц, окончивших учебное заведение. Также вы можете сформировать индивидуальное личное дело как обособленную единицу хранения. Данное правило распространяется на личные дела постоянного срока хранения.
При формировании личных дел учтите различные сроки их хранения. Что касается дел долговременного и постоянного сроков хранения, формируйте их раздельно, а также включайте в разные описи.
Приказы по личному составу группируйте в дела согласно установленным срокам хранения. Внутри каждого личного дела документы заносятся в хронологической последовательности, то есть от начала к концу года, а также по дате их утверждения, составления, регистрации.
Дела, которые сформированы из лицевых счетов, личных карточек, трудовых книжек, а также наряды личных дел, систематизируйте строго в алфавитном порядке. При использовании такого оформления, проводите дополнительное уточнение, указывая первые три буквы в фамилии лиц, на которых заведено личное дело.