Личное дело заводят после издания приказа о назначении работника на должность.
В состав личного дела входят: внутренняя опись документов; анкета и личный листок по учету кадров; резюме;
копии документов об образовании (и все квалификационные свидетельства); удостоверения личности; справки и другие документы, подтверждающие изменения анкетных данных работника (копии свидетельства о браке, ИНН, страхового свидетельства, свидетельства о рождении детей); соглашение о материальной ответственности; копии всех приказов о назначении, переводе, поощрениях, командировках, отпусках и т. д.; трудовой договор (контракт); данные переаттестаций; характеристики.
Все эти документы (или их копии) необходимо подшить в одну папку.
Во внутренней описи необходимо перечислить все документы, которые подшиты в личное дело. Документы подшивают в хронологическом порядке по мере поступления. В графе "Примечание" внутренней описи указывается об изъятии документов или о замене подлинников копиями. Внутреннюю опись подписывает тот сотрудник, который ее составлял, с указание фамилии, имени, отчества и даты составления.
Записи, которые вносятся в личное дело, пишутся перьевой либо шариковой ручкой черного, синего либо фиолетового цветов, исправления не допустимы.
Листы личного дела работника и его внутренней описи нумеруются отдельно.
При закрытии личного дела, к нему нужно подшить заявление и приказ об увольнении работника.
Хранят личные дела в сейфе организации или предприятия. Их выдают в личное пользование только определенной категории сотрудников, которые имеют доступ к кадровой информации.
Личные дела уволенных сотрудников передаются на архивное хранение на 75 лет. Личные дела руководителей предприятия хранятся постоянно.