Сопроводительное письмо чаще всего используется для направления пакета документов. Оформляется оно строго в официально-деловом стиле. Адресуется конкретному физическому лицу либо организации. Если отправитель юридическое лицо, сопроводительное письмо должно быть составлено на фирменном бланке организации. В теле письма должна быть указана исходящая дата, регистрационный номер (присваивается по исходящему журналу), наименование организации или адресата (указывается полностью фамилия, имя и отчество).Обращение к адресату необходимо начинать со слов «Уважаемый...» - и далее по имени и отчеству. Текст сопроводительного письма должен содержать заголовок, общий текст, включая перечень прилагаемых к письму документов, подпись.Если отправитель сопроводительного письма - юридическое лицо, то обязательна печать и данные об исполнителе (фамилия и инициалы, контактный номер телефона).
Сопроводительное письмо может быть составлено и в электронном виде, при направлении каких-либо файлов, писем, изображений. В этом случае сопроводительное письмо оформляется для того, чтобы пояснить сложные моменты, указать сроки исполнения, что-то дополнить. Отправляется отдельным от приложений файлом.
Заголовок такого сопроводительного письма должен отвечать на главный вопрос - «О чем?». Например, о закупках, о конференции и др.
Текст сопроводительного письма можно начать со следующих фраз: «В связи с условиями договора №1 от 00.00.00 г. направляем вам пакет документов...»; «Направляем вам материалы проверки...» и т.п.