Современные офисы организуются по принципу «открытого пространства», когда все сотрудники располагаются в одном просторном и светлом рабочем помещении, разделенном на функциональные зоны. Советуем пригласить специалиста, который поможет оформить офисное помещение, определит, где и как будут расположены функциональные зоны, их виды. Он же сможет организовать и наилучшим образом разместить рабочие места руководителя и сотрудников офиса в соответствии с санитарно-гигиеническими нормами. Вместе с ним вы сможете подобрать необходимую мебель и обставить ею не только рабочие места, но и зону для отдыха, место для встреч с клиентами и партнерами.
Продумайте вопросы проведения ремонтных и профилактических работ в офисе. Они потребуются для компьютеров и оргтехники. Выберите обслуживающие сервисные организации, с которыми вы будете сотрудничать по этому вопросу или организуйте собственно подразделение вашей компании, чьей задачей будет решение этого вопроса своими силами. Если расходные материалы и канцелярские принадлежности вам будет необходимо приобретать в большом количестве, то определитесь с поставщиками и скидками, которые они вам будут предоставлять.
Продумайте способы обеспечения руководителей и сотрудников автотранспортом, систему планирования поездок и возможность оптимизации использования служебного парка автомашин. Обговорите с руководством вопросы технического обслуживания и страхования автотранспорта, принадлежащего компании или взятого ею в аренду.
Решите вопрос с охраной офиса и организацией системы безопасности. Немаловажен вопрос и техники безопасности, включая пожарную безопасность и способы эвакуации людей в экстренных случаях.
С ответственными специалистами и руководством компании решите вопросы информационной безопасности, управления внутренними информационными потоками, разграничения доступа и обеспечения сохранения служебных и коммерческих тайн.
Продумайте вопросы делопроизводства – будет ли им заниматься отдельный человек или подразделение, или эти обязанности будут возложены дополнительно на сотрудников других подразделений. При необходимости, создайте систему внутренней и внешней курьерской связи и организуйте работу курьеров.
Организуйте корпоративное питание – собственную столовую или кафе, использование пунктов общественного питания сторонних организаций, кейтеринг.